Comme pour tout système d’information, la création d’un projet intranet nécessite la rédaction d’un cahier des charges afin de transmettre à l’entreprise de services numériques (ESN) qui va le réaliser toutes vos directives et préconisations.
Qui pourrait imaginer qu’une entreprise de BTP se lance dans la construction d’un bâtiment sans aucun plan, sans aucune étude technique ? Oh, bien sûr, l’auto-construction existe et peut fonctionner si l’on est bon bricoleur et s’il s’agit d’une petite maison. Mais un gratte-ciel peut-il être élevé sans architecte ?
Un projet intranet peut être aussi complexe et vertigineux qu’un gratte-ciel. Il engage durablement votre entreprise dans une gestion numérique de vos informations. Le partage des ressources documentaires de votre société s’oriente vers une gestion des workflows de travail collaboratif et de toutes les données sensibles de votre structure (employés, clients, prospects, flux financiers, projets, etc) suit le même chemin.
Poser le cadre référentiel du projet intranet
Le cahier des charges va servir à dimensionner exactement vos besoins, le périmètre du futur intranet, la gestion précise de la sécurité du système pour résister à d’éventuelles attaques externes et celle des droits des futurs utilisateurs. C’est sur la base de ce cahier des charges que se fera votre appel d’offres pour trouver le bon partenaire technique qui assurera la construction de votre système d’information. C’est LE document de référence qui va supporter le dialogue entre vos équipes et celles de l’ESN retenue tout au long de sa réalisation, à chacune des réunions de calage. C’est sur la base de ses spécifications techniques que se fera la validation finale du projet et sa réception officielle.
Le contexte du projet intranet
Alors, que doit contenir le cahier des charges de votre futur système intranet de gestion de l’information ? Il va falloir s’en servir pour transmettre à vos partenaires techniques les éléments suivants : qui vous êtes, ce que vous voulez et pourquoi vous en avez besoin.
QUI ?
Cette partie est loin d’être superflue. Présentez votre entreprise, son histoire, son fonctionnement, ses objectifs, ses projets dans les grandes lignes. Attention, il ne s’agit pas d’une présentation commerciale orientée valeurs ajoutées et avantages concurrentiels mais plutôt d’une synthèse sincère comme vous le feriez pour mettre au courant de l’essentiel un nouveau collaborateur récemment embauché. Détaillez le secteur d’activité qui est le vôtre, les métiers de votre entreprise et le nombre de salariés dans chacun d’eux.
QUOI ?
Expliquez ce que vous attendez exactement. OK, un intranet est un système interne de partage de l’information. Mais le vôtre devra servir à quoi ? Quelle information à partager entre qui et qui ?
POURQUOI ?
Quel est l’objectif de la mise en place de cet intranet ? Vous en attendez quoi exactement ? Vous envisagez un tel investissement et un tel bouleversement des habitudes de travail pour quelle raison ? Décrivez comment vous imaginez le fonctionnement de votre société lorsque ce système sera en place et totalement assimilé par chacun de ses utilisateurs.
Et parlez un peu des bénéfices que vos salariés, vos clients et votre société en retireront. C’est le moment de dire clairement si le projet est une sorte de site internet interne pour que les salariés soient au courant de vos décisions ou si vous voulez que toutes les données de l’entreprise soient gérées harmonieusement, rapidement et en sécurité en évitant les pertes, les retards et les doublons. Ce n’est pas du tout le même objectif. Ni le même intranet.
AVEC QUI ?
C’est là que vous décrirez dans le détail les futurs utilisateurs en les classant par catégories qui auront des droits et des niveaux d’accréditation différents en fonction de leurs fonctions et/ou de leurs missions.
POUR QUAND ?
A quelle échéance voulez-vous que votre intranet soit opérationnel ? Soyez réaliste, anticipez sur les temps de conception, de programmation, de tests, vérifications et corrections et intégrez aussi le nécessaire temps de formation de vos équipes. Bâtissez un plan de transition en douceur de l’actuel système de gestion de l’information au prochain.
COMMENT ?
Quelles sont les méthodes de travail et de co-construction que vous souhaitez pour l’élaboration de système qui va devenir la future colonne vertébrale de votre entreprise ? Comment et où se dérouleront les réunions de partage des expériences, comment se feront les retours et comment seront-ils pris en charge ?
COMBIEN ?
C’est là que vous précisez le montant de l’enveloppe budgétaire que vous avez décidé d’accorder à ce projet. Il ne s’agit pas d’entamer une négociation mais de poser le cadre financier de l’intervention. Cela permettra au prestataire retenu de dimensionner sa proposition.
Les indispensables spécifications techniques
Cette partie est purement technique. Elle doit décrire quantitativement et qualitativement les données qui seront gérées par le futur intranet. Listez les différentes données brassées par vos services : documents techniques, propositions commerciales, devis, bons de commande, bons de livraison, factures, gestion de clients, plans, croquis, photos, vidéos, simulations 3D, éléments sonores, textes, chiffres…
Et quantifiez-les ainsi que leur fréquence d’utilisation, et la nature de celle-ci en fonction de l’intervenant : qui crée les données ? Qui les consulte ? En détail ou en synthèse ? Qui les modifie ? Qui a le droit de les effacer ? Faudra-t-il prévoir des sorties d’information papier, des envois numériques (PDF ou données normalisées) ?
Aurez-vous besoin d’une numérisation de vos actuelles archives papier ? Sur quel système informatique envisagez-vous de faire tourner le stockage et l’exploitation de ces données ? Sur quelle base de données ? Avez-vous les compétences en interne ? Devrez-vous faire monter vos équipes en puissance ou confierez-vous cette gestion technique à un prestataire ?
Au final, ce cahier des charges préfigure le projet et ses ambitions. Il peut être simple, en quelques pages, pour un outil de communication corporate, équivalent moderne de l’antique journal interne. Il peut-être bien plus imposant selon le type d’informations que vous lui confierez. Il sera le reflet de votre objectif.
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